一、企業概況
浙江省郵電工程建設有限公司始建于1959年，是國有上市企業中國通信服務股份有限公司的全資子公司。公司注冊資金36262.58萬元人民幣，具備通信工程項目總承包實施能力，為各大通信運營商、通信設備制造商及樓宇智能化建設提供全方位、多元化服務，是一家集設計、施工、維護、研發、產品生產為一體的綜合性通信工程服務企業。公司主要業務包括交換、傳輸、通信、通信變配電、勘測設計、施工安裝、軟件開發、系統集成、通信設備和材料的銷售、機房整治、裝飾裝修，土建施工、進出口業務等。公司在全國和海外40多個國家地區擁有1萬多名員工，有數千家緊密合作的供應商伙伴，包括華為、中興、海康、大華、思科、MOTO、諾西等。近年來，隨著項目規模和數量快速增長，尋源過程和采購決策的規范性和專業性的要求也隨之提高。為滿足采購管理需求，公司決定研發適應本行業的供總包應鏈SRM平臺。
二、業務現狀分析
近年來隨著工程項目數量和規模快速增長，尋源時效性要求也越來越高，采購人員的尋源工作量翻了一倍。其中EPC總包項目中的設備材料采購占比可以達到70%以上，甚至超過90%。這種背景下傳統采購的業務流程面臨諸多難題：
1、采購員通常還是采用電話、微信等溝通方式。當一個大項目開始規劃采購時，可能涉及幾十個品牌上百家供應商。拆分清單、分發、收集、比對、統計的過程非常繁瑣容易出錯。
2、采購員個人所掌握的供應商資源有限，在有效期內可能無法找到合適的供應商或銷售員，對供應商的評價也不夠客觀、全面。
3、在缺少足夠多的價格信息的情況下，采購員對價格的預測依賴于個別供應商或個人經驗，容易產生偏差。
4、尋源采購的過程資料存在聊天記錄當中，紙質和電子檔標準不一，事后檢查審計時難以追溯。
三、解決方案
1、目標
供應鏈SRM平臺是管理采購尋源和供應商全生命周期的系統，旨在通過信息化工具實現需求發布和尋源管理，優化供應鏈中的信息流、物流和資金流，建立雙方合作共贏的伙伴關系，降低企業采購成本和時間成本，增加客戶的價值，提高企業的采購效率和效益。
根據浙郵自身業務特點，打造一個信息精準、資質可管、風險可控的供應商數據庫，通過采購數據的積累及不斷完善，實現資源信息開放互聯、公開共享，讓整個采購業務流程公開透明、可視可控、可溯源，提高采購執行過程的效率，降低采購成本的同時保證了采購的合法合規性，為打造供應鏈新生態及數字化轉型奠定良好基礎。
2、詳細方案
針對這些問題，信息化專班和平臺開發設計人員進行了充分調研溝通，制定了相關解決方案，分階段滿足管理者和使用者的不同需求，在開發實施過程中多輪快速迭代，逐步修改完善。針對性的解決方案主要包含：
? 通過平臺實現清單的導入和匯總統計，比價助手支持價格、金額、供貨時間、綜合評分等排序方式。
? 對供應商統一管理，不同地區不同部門的供應商都有權限在平臺報價。各個采購員隨時都可以對供應商進行評價和打分。
? 通過內部積累和外部第三方平臺獲取協議價、單項價、歷史價、信息價、市場參考價等多種信息，為采購決策提供依據。
? 招標、資格審查、報價、專家評分、定價審批各環節都在平臺上留痕，隨時可查詢。
四、實施過程
1、團隊建設
2019年采購部由于管理面臨困境向公司管理層提出信息化訴求時，得到公司領導的高度關注，由分管領導組織并抽調各部門骨干成立采購數字化專班。專班人員包括IT系統建設專家，采購、財務、風險等主要部門的業務流程專家，對信息化體系建設有豐富的經驗。這些專家在規劃階段給平臺建設提供了不少建議和決策依據，幫助我們避免了一些彎路。同時，在選擇供應商時我們選擇了一家對公司制度和人員情況比較熟悉的軟件公司，曾經幫助公司開發過其他軟件產品，這樣他們在調研實施過程中溝通效率相對較高。
簽署開發合同之后，公司擴充了采購數字化專班成員，采購部7個在材料、分包、服務、資產采購領域有豐富經驗的采購專家加入專班，共同配合開發團隊調研、測試。軟件供應商派了項目總監、項目經理、開發組、測試組、運維組共12名成員駐點開發。人力資源投入比較充分。
用戶的感知度和建議也非常重要。由于內外部用戶是分批加入使用的，所以項目實施團隊每個月都會舉辦一次線下或線上的培訓，有基礎功能答疑，有新增功能演示，有老用戶現身說法，有供應商代表產品交流展示。幾次宣貫后，員工基本可以指導新供應商操作，供應商也會推薦其他合作伙伴注冊平臺。有了他們的建議、試用，系統的短板很快得以填補。
2、實施周期
在采購數字化專班的配合下，采購部規劃了詳細的需求內容及實現路徑、開發周期和預算。所有需求都通過文檔明確記錄并分類，寫明實現的時間節點。對于技術關鍵難點要提前試驗，做好備選方案，避免影響整體開發計劃。
經過開發團隊的確認，我們計劃6個月的時間完成基礎功能的開發和初始化，用3個月的時間完成省內各部門的培訓和試點，再用6-9個月的時間完成整個公司各部門和核心供應商的培訓宣貫推廣工作，同時收集反饋意見，為二期的需求規劃做準備。二期開始以3-4個月為周期進行調研——開發——驗證——上線，持續滾動，快速響應需求。當前階段的計劃細到每天和哪個用戶溝通哪個功能，輸出什么結果。下階段的計劃安排到周或者半周。這樣密集的工作安排持續了2年時間，直到預期功能穩定運行。
3、功能驗證與實現
采購數字化專班和開發團隊、用戶代表定期開會溝通平臺規劃、功能需求和進度。每個功能上線前也會向用戶代表進行演示，分配一定的測試賬號權限，讓這部分用戶驗證需求是否滿足。
功能開發完成上線后，專班組織對公司內部員工和外部供應的培訓和考試，制定使用率、上線率、供應商參與率、壓降成效等指標，對個人、部門和供應商都有相應的激勵或考核。通過這種方式短時間迅速提升了訪問量，積累了大量有效案例和數據。
公司每隔半年還會組織匿名問卷調查，讓用戶和供應商提需求提建議。開發根據這些有共性的建議改進或新增了比價助手、一鍵尋源、中標通知、票據跟蹤、備案審批、報表等功能。累計已有一次大版本升級和11批次的功能更新。
在浙郵上線使用的功能，經過一段時間的使用驗證，我們在向其他工程和設計單位推廣的時候都能認可這樣的操作模式。浙江通服、華信設計院經過考察都表示滿意，完成了購買合同，中移鐵通浙江公司也達成了合作意向。
4、技術創新
總包供應鏈數字服務平臺的設計和實現中將大量采用中間件及angular開發框架技術，CSS框架使用AntDesign Pro-NG技術，保證系統具有良好的可復用性、可擴展性、高安全性和適應性。支持外部對接平臺，打造公共接口，且對接技術具有普遍性，個性化業務拓展以及能支撐業務后續擴展，系統可擴展程度高，支持應用集群，支持單點登陸和各類主流瀏覽器，同步接口支持http、Dubbo，異步接口支持RMQ，能提供產品總體架構設計（包含基礎架構、技術架構、數據架構、應用架構）。
從整體信息化建設的角度出發，充分考慮信息化建設的需求，使系統實現全局信息資源（硬件、軟件、網絡和數據）的共享，要求充分考慮系統接口的SOA化，避免系統成為信息孤島。
系統架構采用主流的JRES平臺，具有框架完整性、高并發性、高可用性、安全性、低延遲、易開發、易維護、可擴展等優點。該架構支持采購業務全流程的信息化、平臺化、公開化，實現了業務流程陽光透明可追溯，提高了業務執行效率。
為加快合同簽署，浙郵總包供應鏈SRM平臺還支持合同在線簽訂，減少了供應商的時間和郵寄的成本。目前已完成合同電子簽1200多份，合同金額超10億元。
BI工具即商業智能（Business Intelligence），它是一套完整的解決方案，用來將企業中跨平臺跨業務的數據進行有效的整合，快速準確的提供報表并提出決策依據，幫助企業做出明智的業務經營決策。BI根據浙郵SRM所提供的數據初步完成了兩大駕駛艙，分別是采購力管理駕駛艙和供應商分析駕駛艙。
為保證供應商報價的公平性，防止串標，浙郵總包供應鏈SRM平臺增加了人臉驗證，通過第三方平臺認證操作人本人身份，確保報價流程合規。
RPA是應用新型流程自動化技術，將重復繁雜的工作交給計算機程序自己解決，幫助企業人員將不想做的枯燥業務、重復、標準化的作業讓RPA機器人完成。浙郵總包供應鏈SRM結合RPA技術，實現了一鍵尋源、供應商核驗、采購數據統計。
5、網信安全保障
在系統設計、運維管理等方面，公司制定了一系列制度和措施。
為保證網絡環境下數據的安全，防止病毒入侵、非法訪問、惡意更改毀壞，系統架構上采取完備的數據保護和備份機制。為了防止非授權用戶的非法入侵和授權用戶的越權使用，系統進行各種級別的權限控制，并具備審核功能，自動記錄用戶訪問的情況和操作過程，以備日后查詢。
考慮到接口容錯性，系統的流程、數據等安全經過多輪測試。在保證系統安全運行的基礎上，能實現與其他相關信息系統的業務數據、流程可靠對接。
為保證信息網絡系統的物理安全，并防止系統信息泄密和擴散，針對機房增加了監控和出入人員記錄，安裝監控設備。系統頁面上增加權限控制，開發水印功能，防止泄密。同時，為保障網絡中的交換機防火墻等設備的穩定運維，從廠家購買了技術支持服務，網絡管理員都進行了相關培訓和安全教育。對一些關鍵設備和系統，設置了備份系統。
系統設置了完善的權限管理，單據、消息、文件、目錄都有權限設置。密碼管理規則保證了密碼足夠的復雜度和時效。
系統的建設按照國家、地方和行業的有關標準與規范，如空間數據分層與編碼、數據質量與元數據標準等系統的分析、設計、實現和測試嚴格按照軟件工程標準和規范。相關協議遵循國際通用標準，如XML、Web Service PKI等，從技術方面保證系統的規范性。
為測試系統運行的安全性穩定性，公司委托外部機構不定期進行漏洞掃描、滲透測試、壓力測試，同時根據IT專家的建議購買了安全防護硬件設備。原廠的信息安全專家、硬件專家也給了很多落地的建議。總包供應鏈SRM平臺于2020年通過了軟件安全保護測試，獲得了等保二級證書。
五、效益分析與評估
1、實施前后效益指標對比
通常采購員依靠傳統尋源方式，需要輪流和供應商銷售溝通，并且受限于自身經驗，每月只能完成3-6單尋源。如果遇到EPC總包大項目，每單尋源可能耗時1-2個月之久。公司十幾位采購員每月最多能完成60單尋源。實施總包供應鏈SRM平臺后，采購員和項目需求方、供應商合理分工，大大加快了尋源速度。截止目前尋源總數達到6500多單，平均每月新增160多單。
以2021年的尋源中標金額來分析，每單尋源的金額從最初的7000多元迅速增加到4季度的平均每單4萬多元，采購效率和項目實施效率有相當可觀的提升。
由于尋源效率提升，最近1年多時間以來，材料尋源占比從最初的15%上升到50%，累計13.5億元。尋源總金額也快速增長，材料加上分包尋源金額超27億元，比去年同期單數增加17%，金額增加48%
有了歷史參考價、信息價、市場行情價等信息，采購員可以方便的估算合理價格，再通過比價、談判、邀請供應商、多輪報價等方式來壓價。目前尋源累計壓降金額達2400萬元。
2019年系統剛上線一個月時，內部用戶僅有130人，供應商數量不足500家。由于公司管理層的重視，平臺實施人員到各子分公司現場調研和培訓，多次線上線下召開供應商培訓宣貫會議。半年以后，公司內部用戶達到504人，供應商數量超1600家。截止目前，內部用戶數超700人，供應商數量達3300家，并且保持每月100家左右的增量。
2021年某一項目的供應商因疫情無法供貨，在總包供應鏈SRM平臺上緊急尋源，結果第二天就有供應商響應可以供貨，并且報價比原供應商更低8%。在確認供應商資質和產品無誤后杭州分公司立即與供應商在線簽訂了供貨合同。通過平臺的高效協同給項目執行效率上的提升，避免了項目延期和投訴的風險，價值甚至超過采購金額壓降的效益。
2、總包業務流程改造與創新模式
為適應市場環境變化，針對EPC總包項目的場景，浙郵總包供應鏈SRM系統彌補了采購人員不足、供應商資源不足、信息不通暢的問題，打通業務流程，對接公司已有的辦公系統、項目管理系統，支撐前方市場營銷投標，后端交付的造價、結算、采購需求。
在公司內部，我們通過分析各經營部門的尋源數據，可以了解該部門的業務結構、行業分布、合作供應商范圍、人員能力、采購效率、利潤水平。從而進一步優化人員分工和部門資源配置，加強部門協同和供應商拓展。
通過流程效率分析，我們可以找到業務執行節點當中的阻礙，可能是采購人員獲得項目清單太遲、可能是供應商配合意愿不強、或個別人員審批不及時，從而設計優化方案。通過簡化流程、提前公示、加強公司內外部溝通渠道等方式打通效率低下的環節。
供應鏈信息化作為一種新的管理工具在我國還處于起步階段，它不僅僅是一套軟件或是小規模的人力投入，而是企業從觀念上進行根本改變。企業管理戰略的重要內容之一是制定面向未來企業發展需要的信息化平臺，包括供應鏈信息化平臺。應用信息技術改進整個供應鏈的信息精度、及時性和流動速度可以打破部門的壁壘、縮短企業管理層級，提高供應鏈績效、整合產業鏈資源。作為供應鏈核心企業應該利用合理的績效分配加速上下游伙伴的信息共享和交易效率，最終增加供應鏈中的話語權和供應商的粘合度。
隨著供應鏈信息化的深入，組織之間的信息流和資金流更加頻繁，組織之間的相互聯系合作程度日益加深，組織之間不斷融合。核心企業以信息化為基礎，以最終客戶為中心，將供應鏈合作伙伴的人員、材料、設備、物流、資金等資源綜合管理，相互賦能，借此戰略整合價值鏈，吸引更多合作伙伴，形成一個跨組織項目管理大平臺。
3、信息化提升企業競爭力
EPC總包大項目與傳統項目相比，復雜度呈現指數級增長，只有通過管理工具的升級才能有效解決現有人手不足，信息滯后的問題，才能提升項目前后端人員的能力以匹配大項目管理的要求。
系統上線之前，由于人手不足，價格信息不了解，采購員很難做到主動尋源。有了SRM的幫助，采購員可以管理更多采購清單，在沒有增加采購員的情況下項目采購效率有明細提升。
除了采購之外，其他部門的人員也通過使用總包供應鏈SRM平臺獲得了更多信息渠道，提升了管理能力。
針對市場銷售人員，浙郵總包供應鏈SRM系統可以提供報價參考、供應商資源和解決方案，可以更有效的控制項目中標率和利潤率。針對項目管理人員，系統可以幫助他動態跟蹤尋源、采購、付款進度，減少成本超支和進度超期的風險。對于設計人員，SRM系統可以輔助他來選擇產品參數和技術標準，制定采購計劃，按進度調配資源。對采購實施人員，系統可以實現各類審批決策、需求評估、合同管理和成本進度管理。對于現場施工人員，系統可以展示各類資源的調度情況，如果有跟合同或計劃不符，他可以及時反饋到系統上，督促供應商完成工作內容。
六、經驗教訓總結
隨著企業業務的快速發展，許多信息化工具不能適應需求的快速變化。但信息化的趨勢并不會減緩，企業需要加大信息化的投入，提前做好長期規劃并且堅決的執行。信息化需要一把手的堅持，也需要每個用戶的認同和配合。
對于供總包應鏈SRM系統而言，它涉及到企業內外不同組織的用戶，更需要每個人的協同配合。不同的人員的需求和合作意愿都需要認真對待。
通過試點，以點帶面，價值導向，逐步發掘用戶需求，是平臺穩步實施的關鍵。
截止目前，有部分客戶、產業鏈伙伴提出購買SRM服務的需求，我們正規劃云平臺SAAS架構方案，達到集約化快速統一部署的目標。
七、改進計劃
1、風險管理
通過內部人員的考評和外部大數據動態跟蹤供應商的經營情況，對于風險因素適度預判，快速響應。
2、信息共享
打造數據中臺，匯總項目管理系統、現場管理系統、財務系統、辦公系統的數據以便統一分析統一展示。采購方可將采購需求計劃、中標通知、驗收報告、收票進度、付款計劃共享給供應商。供應商可以將資質、產品價格體系、產能、庫存等信息共享給項目管理人員、部門和公司領導。利用電子簽名技術，將公司內外部的各類簽字蓋章，例如中標通知、驗收、評審簽字等場景電子化，提升效率。
3、智慧工地
管理供應商在施工現場的人員考勤、防疫、安全監控、物流配送、驗收領用情況，把甲供材料、自采材料、供應商自備材料、工具、固定資產等統一管理，方便項目管理人員實時調配。
4、供應鏈金融
供應鏈金融借助行業信息化和銀行風險大數據工具，有效管理供應商的融資難問題，降低了現金流壓力，是供應鏈的潤滑劑。2019年12月，中共中央國務院關于營造更好發展環境、支持民營企業改革發展的意見，鼓勵第三方建立供應鏈綜合服務平臺。目前浙郵支持的供應鏈金融模式包括商票保貼、供應商專項授信、融資租賃等多種模式。
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